データベースとは

データを入れておく箱のこと。データをやみくもに収納するのではなく、あとから利用しやすいように利用用途をイメージしたルールを設けてデータを収納していくためのもの。データを整理・統合し、検索しやすくした状態で管理することができる。

目次

  1. 1. データベースとは
  2. 2. データベース導入に関して制作会社とのよくあるやり取り
  3. 3. データベースを導入することのメリット
    1. 3-1. データベースを使って一箇所でデータを管理
    2. 3-2. データベース上で目的のデータを素早く検索
    3. 3-3. 集めたデータの分析、他の用途への活用
  4. 4. データベースを導入する/しないの判断基準
  5. 5. データベースを導入する場合に最初に決めておきたいポイント
    1. 5-1. データベースで管理したい項目
    2. 5-2. データベース管理のユーザー権限
    3. 5-3. データベースのバックアップ

データベースとは

データベースは身近なものでいうとExcelで例えると分かりやすいです。データベースをExcelのひとつのファイルと考えてみた場合、データベースで「テーブル」と呼ばれるものにあたるのが、Excelでいうとシートです。


(例)お問い合わせを管理するためのデータベーステーブル

用語集_データベース_テーブルの要素


データベース導入に関して制作会社とのよくあるやり取り

制作会社

今回、ホームページにお問い合わせページは作りますか?

発注者

はい、もちろん、お願いしたいです。

制作会社

承知しました。お問い合わせ内容はメールで管理者側に送信する形で良いですか?

発注者

はい、私と、他の担当者2名がお問い合わせの内容を見られれば大丈夫です。

制作会社

メールで見られるだけで良いですか?それとも、お問い合わせをデータベース管理するための機能も用意したほうが良いですか?

発注者

...データベース管理...というと?

制作会社

例えば、過去のお問い合わせを検索できるとか、回答したかどうかのステータス管理ができるとか...。

発注者

(なんか便利そうなことだけは分かる) はい!データベース管理したいです!

制作会社

ではどこまでどういった項目を管理をしたいかのご要望の一覧をいただきたいです。

発注者

(え...どこまで何を管理したらいいんだろう?) わかりました、考えます。

制作会社

データベースを導入するのであれば、制作費は追加で最低でもこのくらいになります。

発注者

(う...思っていたより高い...) データベースって絶対あったほうが良いのでしょうか?

制作会社

それはお客様次第ですね...。メリットとご予算との兼ね合いかと...。

発注者

(うーん、どんなメリットがあるかなんてよくわからないよ...) わかりました、とりあえず内部で検討します...。


データベースを導入することのメリット

  • データを散在させずに一箇所にまとめること
  • データを素早く検索すること
  • 集めたデータを分析、他の用途へ活用すること


データベースを導入することで、上記ができるようになります。


データベースを使って一箇所でデータを管理

  • ホームページ経由で、お問い合わせメールが担当者Aさんに届く
  • 担当者Aさんは、回答内容を紙のメモで準備する
  • 担当者Aさんは、電話でお問い合わせへの回答を行なう


というお問い合わせ対応の業務があるとします。この場合、このお問い合わせに関するデータは、メールソフト、メモ帳、電話の通話履歴という3箇所に内容が散在することになってしまいます。


データベースを導入すると...


  • ホームページ経由のお問い合わせは、自動でデータベースに収納される
  • 担当者Aさんは、データベースで内容を確認し、回答内容の準備メモを追記する
  • 担当者Aさんは、電話でお問い合わせへの回答を行い、その時刻をデータベースに登録する
  • 担当者Aさん以外の担当者も、データベースの内容を確認することができる


といった形で、一箇所のデータベースにデータを集約することができます!


データベース上で目的のデータを素早く検索

  • 担当者Aさんのパソコンのメールソフト
  • 担当者Aさんのメモ帳
  • 担当者Aさんの電話の通話履歴


お問い合わせのデータが上記のように3箇所に散在している場合で考えてみましょう。


本日お問い合わせをくれたNさんは、過去にも何回か同様のお問い合わせがあったらしい、ということが判明。

そこで担当者Aさんは、過去のお問い合わせ内容と回答内容を参考にしたいと思いました。

通話履歴から日付を特定し、時間は掛かりましたがNさんからのお問い合わせメールを発見。

が、メモ帳をなくしてしまい、どんな回答をしたかが分からない、困った...。


データベースを導入すると...


  • Nさんの名前で検索を行い、過去のお問い合わせが2件あることと、その内容に素早く辿り着ける
  • 他の方からの似たようなお問い合わせ内容のデータを検索し、過去の回答内容を参考にできる


目的のデータを探すのが、圧倒的に楽になります!


集めたデータの分析、他の用途への活用

データベースが最も活躍するのは、集めたデータを分析、活用したいときでしょう。


Excelでもグラフ化や簡単な分析は可能です。但しデータの件数が数万件レベルになってくると処理が重くなり、業務上使用に耐えなくなります。データベースであれば処理能力は高くなりますし、より複雑な他の用途へデータを活用をすることもできます。


データベースを導入すると...


  • 東京在住の30歳代の男性のお問い合わせ内容にどんな特徴があるか分析し、新規商品開発の参考にする
  • 未対応のお問い合わせが残っている場合に、担当者にアラートメールを自動で飛ばす


といったことが可能になります。


データベースを導入する/しないの判断基準

データベースを導入するか/しないかは、制作の見積もり金額にも大きく影響を与えます。データベースを導入すると何ができるのか、自社の要件的にデータベースは必要なのか/不要なのかを十分に検討して決める必要があります。


  • 兼任の担当者1名でお問い合わせ対応の業務が十分に回っている
  • お問い合わせの件数が現状2~3日に1件程度。このあと急激に増えることもない


上記の例のように現状の業務に対してデータベース導入のメリットが大きなインパクトを与える状況ではない場合は、データベースを無理に導入する必要はありません。


データベースを導入する場合に最初に決めておきたいポイント


  • 管理したい項目は何か
  • ユーザー権限をどのように設定したいか
  • バックアップをどのように行いたいか


の3点を意識して制作会社側に依頼をすることをおすすめします。


データベースで管理したい項目

管理したい項目に関する検討に時間を掛けることが大切です。とりあえずパッと思いつく何項目かだけで制作して、あとから項目を頻繁に追加したり削除する...というやり方はおすすめしません。

特になにか活用する目的もない、重要度の低い項目をなんでもかんでもデータベースとして管理しようとするのもNGです。


  • 回答を返信するために、電話番号の項目が欲しい
  • 内容の傾向分析のために、年齢、性別 の項目が欲しい
  • 対応漏れをなくすために、対応ステータスの項目が欲しい


といった形で、集めるデータで何をしたいか、目的と項目を具体的に整理し、制作会社と相談しましょう。


データベース管理のユーザー権限

データベースで管理するデータの中には例えば個人情報など、取り扱いを厳格に管理する必要があるものや、特定の人にしか見せたくないデータもあるでしょう。


データベースでは誰がどのデータを閲覧/編集できるかの権限設定をすることが可能です。


  • 担当部門の社員は、全てのデータを閲覧、編集することができるようにしたい
  • 担当部門以外の社員は、個人情報に関わる項目は閲覧できないようにしたい


といった形で、誰が何をできるようにしたいかを整理して、制作会社に伝えましょう。


データベースのバックアップ

発注者側からすると「重要なデータが収納されているのだから、バックアップを取りたいなんて要望はわざわざ言わなくても当たり前じゃないか」と思われるかもしれません。

もちろんバックアップはデータベースを直接操作すれば可能ですが、作業には一定程度以上の専門的な知識が必要になります。また、もしバックアップを簡易に実行したり自動化したいのであれば、そのための機能を新規で制作する必要があります。


  • 外注ではなく自社の担当者でバックアップ作業ができるようにしたい
  • 月末に、当月分のデータのバックアップ作業を必ず行う運用としたい
  • 期間を指定してボタンを押すと、該当期間のデータがダウンロードされるようにしたい


といった形で、誰がどの程度の頻度、どういった方法でバックアップ作業を行えるようにしたいか、という点を整理して制作会社側に伝えておくと良いでしょう。