ホームページ運用業務とは？基礎から外注時の注意点までわかりやすく解説【2024年最新版】

「ホームページは公開したあとが本番！」
「ホームページの運用でお困りの部分がありましたら代行いたします！」

自社のホームページの運用担当者として業務を任せられたものの、イマイチ何をすれば良いのかがわからない...

運用が重要なことはわかるが、具体的には何をやれば良いのか...

自分だけで運用業務を捌ききれない場合は外注したいが、何をどう依頼すれば良いのかわからない...

そういったお悩み、お持ちではないでしょうか？本記事では、ホームページ運用を任されたものの何をすればいいかわからない方に向けて、下記の内容をご紹介します！

• ホームページ運用に最低限必要な作業
• ホームページ運用を外注する場合の注意点

※ホームページ運用を制作会社に依頼する際の相場はこちらをご覧ください
ホームページ管理費の内訳と相場を徹底解説！

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ホームページを運用するためにどんな作業が必要？

ホームページの「運用」として最低限必要なのは、コンテンツの更新業務と、管理体制の整備。
具体的には、下記の内容が挙げられます。

• コンテンツ更新業務
• 問い合わせ対応
• 社内からの依頼内容の管理
• ドメイン、サーバーの契約状況の管理
• トラブル発生時の対応

それぞれに関して内容の詳細を以下ご紹介します。

コンテンツ更新業務

情報の新規追加や変更

ホームページ公開後、情報を新しく載せたり既存情報の変更をする場合があります。
例えば、新商品/サービスの追加、ブログ記事の追加、役員の交代や会社所在地の変更など。

実績を追加したり、QAページの更新といったものもあるでしょう。
更新内容のうち重要なものに関しては、トップページの新着情報の欄に掲載することも必要です。

もしCMS(コンテンツマネジメントシステム)がホームページに導入されているなら、情報の新規追加や変更をCMSの管理画面から簡単に行えます。

CMSが導入されていない場合は直接HTMLやCSSを変更してサーバーにアップロードする作業が必要になります。
その場合は、必要なテキストや画像を用意し、社内のエンジニアチームや制作会社に作業依頼をしましょう。

CMSで更新する際の注意点

CMSを利用すると、技術的・専門的な知識がなくとも運用担当者自身で更新作業を行うことが可能になります。
多くのCMSの場合、Wordを操作するような簡易さで管理画面から更新を行えます。

ただし、CMSの管理画面から何をどこまで更新できるかは、ケースバイケース。
ホームページを制作した担当者に確認を取り、CMSの管理画面から更新作業できる範囲とやり方を把握しておきましょう。

問い合わせ対応

ホームページにお問い合わせフォームがある場合、訪問者からの問い合わせへの対応が必要です。

商品/サービスに対する質問、苦情、メディアからの取材申し込み、採用応募などなど...
フォームから来るお問い合わせの内容はさまざま。

ここで重要なのは、お問い合わせ対応の業務フローを予め決めておくことです。

• 運用担当者自身で対応できるもの
• 関係部署に回覧、確認する必要があるもの

お問い合わせの内容としては、大きく上記の2つに分けられます。

よくあるお問い合わせのパターンや内容を対応マニュアルとして作っておくと、関係部署へ確認する回数を抑えられ、運用がスムーズになります。

例

社内からの依頼内容の管理

社内からの各種問い合わせ、報告への対応もホームページ運用業務のひとつ。

具体的な内容としては、コンテンツ更新の依頼、機能に対する要望、トラブル報告などです。

運用担当者としては

• 上がってきた依頼内容の整理
• 内容の重要度と、優先度を決める
• 担当者・制作会社への連絡

を行っていくことが重要です。

例

ドメイン、サーバーの契約状況の管理

ホームページで利用しているドメインやサーバー、SSL証明書の契約状況をしっかり管理しておきましょう。

専門的な内容や実際の設定作業などは、社内のエンジニアチームや依頼した制作会社に任せる形で問題ありません。
ただし、どの会社のドメイン、サーバー、SSL証明書を使っているかや契約更新のタイミング、管理方法は運用担当者として把握しておきましょう。

これらの管理が不十分な場合、下記のようなことがありえます。

トラブル例 ある日突然ホームページが見れなくなってしまった。
調べてみると原因は、利用しているサーバーの契約更新の手続き漏れ。
サーバー会社側から更新に関する連絡のメールは関係者に来ていたが、誰が実際に対応するかの詳細を決めておらず、そのまま放置...。

これらの契約・管理の情報に関して、ホームページ制作の担当者や制作会社しか詳細は知らないという状態がしばしばあります。
任せきりにせず、内容をヒアリングしたうえで管理しましょう。

トラブル発生時の対応

トラブルに気づける仕組みを整えておく

ホームページのトラブルとして一番緊急度が高いのは、「訪問者がホームページを閲覧できない」というもの。
原因はケースバイケースですが、そういった状態になった際にすぐに気づける仕組みを整えておくことが重要です。

例えば、ホームページが閲覧できない状態になったときに自動で関係者にメールを送信してくれるといったツールがあります。
社内のエンジニアチームや制作会社に相談し、そういったツールの導入や機能を付けてくれるよう相談しましょう。

トラブル発生時の対応内容を予め決めておく

また、気づいたあとにどう対応するか、という点を決めておくことも大切です。

例

簡単にで良いので、実際にトラブルが起きた際の手順・対応内容を決めておくと、いざトラブルが起きた際に落ち着いて対応できます。

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アクセス数を伸ばしたい・問い合わせを増やすための運用は？

ホームページのコンテンツの更新業務と、管理体制の整備とをホームページの運用として最低限必要なこととして挙げました。
次に、集客観点から必要になってくる運用業務に関してご紹介します。

Googleに登録する

まずは前提として、ホームページへの訪問者数やどのような経路で訪問に至っているかのデータを把握できる状態を作りましょう。
そのために、ホームページへのアクセスを解析するためのツールを導入します。

機能の豊富な有料ツールもたくさんありますが、Googleが無料で提供しているGoogle アナリティクス、Google Search Consoleを導入しておけば一旦十分です。

Google アナリティクスを使うことで、ホームページへの訪問者数や経路に加え、お問い合わせなどホームページの重要なゴールを達成した数を把握することができます。
Google アナリティクスの設定方法は下記の記事をご覧ください。
Googleアドライズを使ってアクセス数をサクッと調べる方法【初心者向け】

Google Search Consoleは、ページの新規追加や更新があった際のGoogleへの申請や、訪問者がどういったキーワードで検索してホームページへの訪問に至ったか、といったことを把握するためのツールです。
Google Search Console の具体的な設定方法に関しては、下記の記事をご参照ください。
【入門版】Google Search Consoleの登録・設定方法&使い方

Googleアナリティクス、Google Search Console の導入に関して不明な部分がある場合は、社内のエンジニアチームや制作会社に相談しましょう。
最近では、これら解析ツールの導入を制作時のオプションサービスとして提供している制作会社も多く存在します。

集客作業を行う

無料の集客方法

無料、もしくは比較的低コストで始められる集客施策としてSEO、SNSでの拡散、プレスリリースの発行などがあります。

• SEO … 検索エンジンに評価されるコンテンツ内容、サイト構造にする
• SNSでの拡散 … 自社のSNSアカウントのフォロワーに対しての情報発信
• プレスリリース … メディアに対しての情報発信（一部有料サービスあり）

それぞれ、ホームページに訪問者を誘導するための施策として比較的コストを掛けずに実施することが可能です。

SEOに関しては、下記の記事をご参考にしてください。

参考記事 SEO対策とは？検索上位表示のための基本知識とノウハウを徹底解説

SEO、SNSでの拡散、プレスリリースいずれも、より効果的に行いたい場合はマーケティングが得意な会社に相談しましょう。

有料の集客方法

リスティング広告やSNS広告など、広告費用を払っての集客方法もあります。

インターネット広告の特徴として一番大きいのは、広告の成果を見ながらのトライ&エラーがやりやすいこと。
広告のための予算がある場合は、積極的に活用していきましょう。
ただしこちらも費用対効果を最適化していくには専門的な知識が必要になります。

ホームページへの集客方法に関しての詳細は下記の記事をご参照ください。

参考記事 売れるホームページに必要な「集客とデザイン」の知識

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運用業務を外注する場合

ホームページ運用に関連する業務をここまで挙げてきました。
会社・事業が成長してアクセスが多くなってきた場合や運用担当者の人数が少ない場合は、運用業務の外注も検討しましょう。

相場と運用内容のイメージ

運用業務を外注する場合の費用は、何をどこまで依頼するかによって変動します。

自社運用担当者の作業として吸収できるものを増やすと、運用費用を抑えられることが多いです。
スキルや割ける時間、社内人件費との兼ね合いを考えながら依頼内容を考えることが重要です。

大まかな相場と内容としては、下記になります。

• 5千円〜2万円 | 更新作業の頻度が月数回程度の簡易な運用
• 2万円〜5万円 | 月次のレポート、集客アドバイスなど更新作業以外の成果物も提供
• 5万円以上 | 本格的な集客コンサルティングや施策の実施が提供される運用

ホームページの運用費用に関する詳細は下記の記事をご覧ください。

参考記事 ホームページ管理費・運用費の内訳と相場を徹底解説！

業務内容・対応頻度・費用を契約書に明記する

ホームページの運用として何をどこまで依頼するかを契約書に明記することが大切です。

関連記事：ホームページ制作の業務委託契約書チェックの６つのポイント

業務内容

専門的な知識が必要なものや、自身でも対応できるが時間を取られるものに関しては、外注する業務の候補としては優先度が高くなります。

依頼する内容を細かく定義しておくのは当然として、月次の運用レポートを提出してもらえるかや、改善施策提案の有無も明確に定義しておきましょう。

対応頻度

1ヶ月あたり何回まで実作業を行ってくれるのか、専門的な箇所に関する相談ができるか、という対応頻度の取り決めは重要です。

「月最大〇回/合計△時間までの対応」といった風に、制作会社が提供するホームページの運用サービスにおいては回数や時間で上限が設けられていることが多くなります。

費用

制作会社側が提供する運用サービスの料金体系は、月額固定、もしくは発生作業ベースで定められています。

月額固定の場合は、内容・回数・時間の上限が設けられていることが多くなります。
また、発生作業ベースの場合は対応してもらう依頼内容の種類や上限は細かく気にしなくてもよくなります。
しかし、結局いくら運用に掛かるのかという予算が立てにくいというデメリットはあります。

免責事項を明記する

制作会社がホームページ運用の代行を提供する場合、
「トラブルがあってホームページを閲覧 / 利用できない時間帯が発生したことによる損害」
は免責事項としてほぼ漏れなく記載されています。

また、もしホームページのコンテンツ作成や更新作業の代行をするのであれば、
「ホームページに掲載されたテキスト・画像の内容により生じた損害」
も免責事項に記載されるでしょう。

ホームページの運用は、トラブルが起きた際の影響範囲が非常に大きくなりうる種のものも含まれています。
運用を外注する場合は、依頼内容とそれらに対する免責事項を外注先とお互い細かく定義しておきましょう。

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まとめ ホームページ運用の作業内容と外注する際の注意点

ホームページを運用する際に必要になってくる作業と、それらを制作会社に外注する際の注意点をご紹介してきました。

ポイントは3つです。

• コンテンツの更新業務・管理体制の整備・集客が主な運用業務
• 専門的な知識が必要な部分は、プロに相談・作業依頼する
• 外注する場合は、重要な要素のレポート、改善施策の提出を併せて依頼する

ホームページ運用の担当者としては、運用として何を行う必要があるのかの把握と、管理体制を構築することが大切です。

運用を外注するメリットは、下記の2点。

• 専門的な知識を必要とする施策を行えること
• 必ずしも自社でやる必要のない作業に関して、自社の人的コストを抑えられること

デメリットは、本来運用を行うことで得られるはずのデータやノウハウが自社に蓄積されていかない可能性があることです。

ホームページ運用の目的は継続的な改善と目的の達成であることを念頭に、それを実現するためのサポート役としての制作会社を探しましょう。

「まるっとお任せ、発注者の方は運用に関して何も考えなくて良いです！」といったスタンスの制作会社はNGです。

外注する場合も、運用内容のレポートや改善施策を提出してもらい、データとノウハウが自社に蓄積されていく形にしましょう。

関連記事：プロが教えるホームページ制作会社の選び方5ポイント【失敗したくないかたへ】

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