社内ポータルサイトの作り方|おすすめのツール・自作に便利なツールも紹介!

社内情報の共有やコミュニケーション円滑のため、社内ポータルサイトの導入を検討している。しかし、作り方や導入方法がわからない。そんな企業担当者の方に向け、基本機能のおさらいから導入におすすめのツール、自作に便利なツールまで、社内ポータルサイトの作り方を紹介していきます。

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目次
  1. 1. 社内ポータルサイトの基本をおさらい
    1. 1-1. 社内ポータルサイトの主な機能
    2. 1-2. 社内ポータルサイトの導入効果
  2. 2. 社内ポータルサイトの作り方 / 導入方法
    1. 2-1. SaaS型ツール導入
    2. 2-2. ツールを使って自作
    3. 2-3. CMSで社内ポータルサイト構築
    4. 2-4. スクラッチで社内ポータルサイト開発
  3. 3. 社内ポータルサイトの作り方 / 手順
    1. 3-1. 目的の設定 / 必要な機能の洗い出し
    2. 3-2. 導入方法を決定
    3. 3-3. ツール / 制作会社の選定
    4. 3-4. デザイン / レイアウト / サイト構築
    5. 3-5. コンテンツ作成 / 登録
  4. 4. 社内ポータルサイトは活用 / 定着が重要
  5. 5. 【まとめ】社内ポータルサイトの作り方を紹介しました

社内ポータルサイトの基本をおさらい

ポータル(Portal)は「入口」「玄関」などの意味がある英単語。各種情報へアクセスする「玄関口の役割」を持つWebサイトを「ポータルサイト」と呼びます。つまり、社内ポータルサイトとは「社内情報へアクセスする玄関口の役割を持つWebサイト」のことです。

ただし、Webサイトではあるものの、社内ポータルサイトはどちらかというと「Webアプリ」に近いシステムです。なぜなら、社内ポータルサイトは「さまざまな機能(アプリ)」へアクセスするためのインターフェースだから。各種機能がWebアプリのバックエンドだとすれば、社内ポータルサイトのインターフェースはフロントエンドに該当します。

社内ポータルサイトの主な機能

それでは、社内ポータルサイトにはどのような機能が必要なのか?社内ポータルサイトの作り方やツールによって異なりますが、主な機能は以下の通りです。

主な機能

概要

社内報

冊子などで制作されていた社内報を一元管理し、社内で情報共有する機能

マニュアル

点在していた業務に関するマニュアルを一元管理し、社内で情報共有する機能

スケジュール共有

従業員のスケジュールを一元管理し、社内で共有する機能。
カレンダー形式で利用される

ワークフロー

経費 / 稟議などの申請・承認を自動化する機能

FAQ

社内業務に関するよくある疑問を集約・一元管理し、業務効率を高める機能

検索

社内情報に効率的にアクセスするための検索機能


社内コミュニケーション促進のため、社内ポータルサイトにチャットツールを組み込む場合も少なくありません。ツールに最初から実装されている場合もあれば、Slack / Teamなどの使い慣れたビジネスチャットと連携させる場合もあります。

社内ポータルサイトの導入効果

ここまでの解説でお分かりのように、社内ポータルサイトの導入によって得られる効果 / メリットは、一元管理による社内情報の共有促進です。チャットツール / 社内SNSの実装、外部ツール連携させた社内ポータルサイトなら、従業員のコミュニケーション促進効果も期待できるでしょう。

社内ポータルサイトがキチンと機能すれば、業務効率化による生産性向上、リモートワーク促進、コミュニケーションコスト削減という導入効果も得られます。

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社内ポータルサイトの作り方 / 導入方法

それでは、社内ポータルサイトの作り方 / 導入方法には、どのような選択肢があるのか?代表的な方法は「SaaS型ツール導入」「ツールを使って自作」「CMSで構築」「スクラッチ開発」の4つ。以下から、それぞれを簡単に解説していきましょう。

SaaS型ツール導入

ツールベンダーがクラウドサービスとして提供する、SaaS型社内ポータルサイトツールを導入する方法です。すでに完成されたシステムとして提供されるため、各種設定 / 登録とコンテンツを追加すれば、すぐに運用できることが特徴。最初から豊富な機能が標準搭載されているため、機能面で不満を感じることもないでしょう。

多くのサービスが「人数に応じた月額料金」で利用できる料金体系を採用するため、気軽に導入できることもポイントです。チャットツールをはじめとした外部API連携のできる「NotePM」、オンプレミス版も選択できる「desknet’s NEO」などが代表的なサービス。desknet’s NEOは、オプションで業務アプリを開発できる「AppSuite」も追加できます。

汎用性の高い機能を網羅しているため、社内ポータルサイトの作り方 / 導入方法として多くの企業におすすめできます。ただし、自社独自の機能を実装したい、デザインやレイアウトを自由にカスタマイズしたいニーズのある法人には向いていません。

desknet’s NEO

画像出典:desknet’s NEO

NotePM

画像出典:NotePM

ツールを使って自作

ノーコード / ローコードWebサイト作成ツールを使って、社内ポータルサイトを自作する作り方です。ノーコードとは「コーディング(HTMLなどのコードを記述する)」なしでWebサイトを作れるツールのこと。ローコードとは最小限のコーディングでWebサイトを作れるツールのことです。

具体的には、Googleドライブと連携可能な「Googleサイト」、Microsoft 365と連携可能な「SharePoint」などが挙げられます。たとえばGoogleサイトなら、テンプレートを選んでWebサイトを作成し、ドキュメントやカレンダーと連携した社内ポータルサイトを作成可能。従業員のみアクセスできるよう、権限をカスタマイズできることもポイントです。

SharePointは有償製品ではありますが、Microsoft 365を利用中の法人であれば、より簡単に社内ポータルサイトを自作できるでしょう。ただし、どちらもシンプルなWebサイト制作を想定した製品であるため、大規模な組織や複雑な機能を実装したい法人には向いていません。

Googleサイト

画像出典:Googleサイト

Microsoft SharePoint

画像出典:Microsoft

CMSで社内ポータルサイト構築

オープンソースのCMSを使ってポータルサイトを構築する作り方です。CMSとは、Wordを操作する知識があれば、だれでもコンテンツを作成 / 更新できる「コンテンツマネジメントシステム」のこと。オープンソースとは、ソースコードが公開されていて、だれでも無償で利用できるプログラムのことです。

代表的なCMSとして挙げられるのは「WordPress」です。もともとはブログサイトなど、更新の頻繁なWebサイトに向いているCMSですが、豊富なプラグイン / テーマを使って機能を拡張できることが特徴。会員サイトを作れるプラグインなどを利用すれば、比較的簡単に社内ポータルサイトを構築できます。

ただし、プログラム自体は無償で利用できるものの、サーバ / ドメインなどの実行環境は自社で用意しなければなりません。コンテンツの作成 / 更新自体は難しくありませんが、サイト構築には一定以上の知識 / スキルも必要。外部の制作会社に依頼すれば、それなりの制作コストもかかります。

WordPress

画像出典:WordPress

スクラッチで社内ポータルサイト開発

スクラッチで社内ポータルサイトを開発する作り方です。スクラッチとは、既存のプログラムなどを利用せず、ゼロからシステムを開発すること。自社ITチームで開発するパターンもありますが、多くの場合「外部の制作会社」に依頼することになるでしょう。

スクラッチ開発のメリットは、ITで実現できるなら、どのような社内ポータルサイトでも作れる自由度の高さ。反面、初期費用としてかかる制作コストは高額です。特に、多数の機能を実装する社内ポータルサイトの場合、少なくとも300万円程度の制作費が必要だと考えられます。

ゼロから開発するため、制作期間が長期化しやすいのもスクラッチ開発の特徴。どうしてもオリジナルの社内ポータルサイトが必要、既存製品では実現できない特殊な機能が必要という場合を除き、おすすめできる作り方ではありません。

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社内ポータルサイトの作り方 / 手順

社内ポータルサイトの主な作り方 / 導入方法を把握できたところで、作り方の手順を簡単に紹介していきましょう。

目的の設定 / 必要な機能の洗い出し

社内ポータルサイトを作る目的を設定し、目的を達成するために必要な機能を洗い出します。もちろん、社内ポータルサイトの目的は情報共有 / コミュニケーション促進がメインですが、もう少しブレイクダウンして目的を具体化するのがポイント。

たとえば、社内共有している会議室、備品などの利用がバッティングしないように、予約情報を一目で確認したいなど。情報共有できていれば効率化できた事柄を目的化することで、どんな機能があればいいのか?社内ポータルのあるべき形が見えてきます。

導入方法を決定

洗い出した必要な機能をもとに、社内ポータルサイトの導入方法を決定します。上述したように、いくつかの導入方法を選べる社内ポータルサイトですが、まずはSaaS型ツール導入から検討してみましょう。組織内の情報共有を促進する豊富な機能を持つツールが多いこと、ユーザーの登録 / 各種設定だけですぐに使えるからです。

既存ツールでは目的 / やりたいことを実現できない、ということであれば、次のステップとして外注を検討する流れがおすすめ。一方、社内ポータルサイトに多くの機能を求めていない、会社規模が小さくSaaS型ツールでは機能を持て余してしまうなどの場合なら、自作する方法も有効です。

ツール / 制作会社の選定

SaaS型ツール / 自作ツールを選定する場合はどのツールを使うのか、社内ポータルサイト構築を外注する場合は制作会社を選定します。ツールを選定する場合は、事前に定義した目的 / 必要な機能などを要件を過不足なく満たせるか?比較検討することがポイント。

一方、外注する場合は、定義した要件をもとに「適切な方法を提案してくれる」制作会社を選定することがポイント。社内ポータルサイトの制作実績が豊富な制作会社を3社程度ピックアップし、同じ条件で見積もり / 提案を依頼するといいでしょう。

デザイン / レイアウト / サイト構築

社内ポータルサイト制作を外注する場合は、サイトデザイン / レイアウト設計工程を経て、サイト構築工程(コーディング)に進みます。実作業となるコーディング工程に入ると、後からの修正はコスト増の原因になりかねません。デザイン / レイアウト工程で制作会社と充分打ち合わせを重ね、課題をフィックスしておくことがポイントです。

一方、Googleサイト / SharePointなどで社内ポータルサイトを自作する場合は、付属するテンプレートを活用してデザインを進めていく場合が一般的です。

画像出典:Microsoft

たとえば、SharePointなら、適切なテンプレートを選んでサイトをデザインし、ドキュメント、リスト、ファイルなどをWebパーツを追加していくだけ。コーディング不要でシンプルな社内ポータルサイトを構築できます。

一方、Note / desknet’s NEOなどのSaaS型ツールは、ユーザーごとの個人ポータル画面編集がデザイン作業のメイン。従業員個々の業務に応じ、必要な機能をポータル画面に配置していきましょう。

画像出典:desknet’s NEO

コンテンツ作成 / 登録

ユーザーアカウントの作成 / アクセス権限を設定し、コンテンツを作成 / 登録して社内ポータルの利用を開始します。業務マニュアル、カタログなど、すぐに利用したいコンテンツは、社内ポータルサイト構築時から準備しておくとスムーズです。

社内ポータルサイトは活用 / 定着が重要

ここまでで、必要な機能を含む社内ポータルサイトの基本、導入方法、作り方の流れを解説してきましたが、重要なのは活用と定着です。社内ポータルサイトに限ったことではありませんが、ツールは活用 / 定着を促せなければ導入 / 作成した意味がないからです。

特に社内ポータルサイトは、これまでの情報共有手法を一元化するものであるため、従来のやり方に慣れてしまった従業員は抵抗感を覚える傾向にあります。トップダウンで社内ポータルサイトの利用を促すと同時に、業務効率化に大きく寄与する利便性を啓蒙していかなければなりません。

【まとめ】社内ポータルサイトの作り方を紹介しました

社内情報の共有やコミュニケーション円滑のため、社内ポータルサイトの導入を検討している。しかし、作り方や導入方法がわからない。そんな企業担当者の方に向け、基本機能のおさらいから導入におすすめのツール、自作に便利なツールまで、社内ポータルサイトの作り方を紹介してきました。

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