【事例&サンプル付き】ホームページ制作のRFP(提案依頼書)の書き方完全マニュアル

ホームページ制作の外注・発注は準備が命。
どれだけ良い制作会社に巡り会えても、依頼の仕方が良くないとプロジェクトが台無しに。。。

重要なのは制作会社に、要件を適切に伝えること。

そのために、非常に有用なツールの1つがRFP(提案依頼書)。
RFPにプロジェクトの目的や要望をしっかり記載することで、下記のような効果が期待できます。

  • 制作会社の提案の質が上がる
  • 発注後のトラブルが防げる

本記事では、実際のホームページリニューアルを想定したRFPのサンプルを公開。

  • RFPって結局何を書けばいいの?
  • RFPって専門用語ばっかりじゃないの?
  • 自分でRFPを用意してみたけど、これで大丈夫なのか不安

という方向けに、事例を交えて制作会社にしっかり伝わるRFPの書き方を解説していきます。

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目次
  1. 1. RFP(提案依頼書)とは?
  2. 2. RFP(提案依頼書)の構成
  3. 3. RFP(提案依頼書)の書き方・項目
    1. 3-1. 1:プロジェクトの概要
    2. 3-2. 2:会社概要・事業概要
    3. 3-3. 3:サイトの機能要件・要望
    4. 3-4. 4:提案して欲しい内容
    5. 3-5. 5:補足事項
    6. 3-6. 6:法務要件
    7. 3-7. 7:提案の進め方
  4. 4. RFP(提案依頼書)の書き方 まとめ
    1. 4-1. RFPのサンプルを無料ダウンロード

RFP(提案依頼書)とは?

RFPとは、「Request For Proposal」の略。
日本語にすると「提案依頼書」となります。

ホームページ制作の見積もり依頼・提案依頼をする際に、制作会社に提出する書類になります。RFPの目的は、大きくは下記の2点です。

  • 「現状の課題」「発注したい内容」「制作会社に求める要望」などを明確にして
  • 制作会社からの提案の質をあげること

システム開発では、ある程度一般的ですが、ホームページ制作でも非常に有効です。
100~300万円程度のホームページのプロジェクトなら1日or2日もあれば十分に作成が可能です。
是非、作成してみてください。

※1日も時間取れない!という方には最低限行いたい事前準備をまとめました。
絶対に行うべきホームページ制作発注の事前準備9点セット

※本記事に関してはRFPの「作り方・書き方」を中心に解説します。
RFPの細かな定義や作成するメリットについては、こちらをご覧ください。
RFP(提案依頼書)とは?ホームページの発注で失敗しないための必須ツール

RFP(提案依頼書)の構成

RFPには、必ずこの情報を記載するといった決まったフォーマットはありません。
制作会社から良い提案をもらえるための情報であれば、どんどん載せた方が良いです。

制作会社から、良い提案を引き出すためには、以下の2点が不可欠です。

  • 現状の課題が明確であること
  • プロジェクトの目的・納期などの、クライアントの要望が明確であること

この「課題」と「要望」がしっかり伝わる構成にするのが、RFPを作る上で重要です。
本記事では、下記のような構成でRFPを作成しています。

■課題編

■要望編

■補足編

それでは1つずつ項目を見ていきましょう。

RFP(提案依頼書)の書き方・項目

ここでは実際のRFPのサンプルを見ながら解説していきます。
こんな会社を用意しました。

会社名:株式会社ユーティル
事業内容:Web系人材の人材紹介(有料職業紹介)
これまでは、知人の紹介だけで転職希望者を獲得→知り合いの会社に紹介という、身内で完結する人材事業の展開を行なっていたユーティル。

事業の拡大に伴って、本格的に転職希望者を集めて事業を大きくしていきたいようです。
そのためにホームページを活用した集客を決意。制作会社に依頼を行います。
※架空の会社です。

そんな株式会社ユーティルのRFPをWeb幹事が作成。
実際のサンプルを見ながら解説していきます。

1:プロジェクトの概要

まずはプロジェクトの概要から見て頂きます。
プロジェクトの概要はRFPの中で最も重要な情報を集約するページです。
ホームページ制作の目的・納期・予算や、現状の課題など。

最低限この情報だけは欲しい!というような内容ですので、しっかり記載するようにしましょう。

プロジェクトの概要のサンプル

RFP(提案依頼書)_プロジェクトの概要

プロジェクト名

プロジェクト名を記載します。
一言で何を行うのか、わかるようなプロジェクト名にしましょう。

対象サイトURL

リニューアルを行いたいサイトのURLを記載してください。

サイト制作の目的(重要)

ここが非常に重要です。できるだけ具体的に分かりやすく記載してください。

  • ブランドの向上
  • 認知度拡大
  • 集客強化

などはNG。「誰に」「どこで」「どんなアクション」をしてほしいかを記載した方が良いです。
今回の場合は、下記のような目的ですね。
「求職者に」「ホームページを見て」「(転職相談の)問い合わせ」をしてほしい。

KGI / KPI

KGIやKPIはホームページ上で目指す指標・数値のことです。
今回ホームページの目的は「求職者からの問い合わせ(転職相談)を増やしたい」とのことなので
問い合わせ数が重要になります。

また、そのためにホームページへの訪問者数を増やすというのが次に重要になります。

KPI / KGIはよくわからない場合は、ホームページを制作する上での「数値目標」と読みかえていただいて大丈夫です。

制作背景・課題(重要)

非常に重要な項目です。
現状のサイトの課題や、事業の課題をできるだけ具体的に記載しましょう。

ポイントは以下の2点です。
・ホームページの課題だけではなく、事業上の課題も挙げること
・列挙した課題に課題に対して優先度をつけておくこと

従来は既存クライアント・知り合いからの紹介で事業が成立していたが、事業拡大のためにホームページのWebマーケティングの本格化を検討している。

事業上の課題が明確であれば、制作会社はそれに沿った提案をしてくれます。

例えば
「ホームページも良いですが、まずは広告を出してみてはどうでしょうか?」
「ターゲットが絞られているので、SNS上で展開してみてはどうでしょうか?」
など。考えていなかった手法も提案してくれる可能性があるので、事業の課題は必ず伝えるようにしましょう。

サイト公開希望日

こちらもできるだけ具体的に記載するのが重要です。
・なるべく早く
・2019年度中
といった記載は避けましょう。

関連記事:ホームページ制作にかかる期間について ホームページを作るにはどれくらいの期間がかかるの?という方はこちらをご覧下さい。
10分で分かるホームページ制作の流れ・期間(元Webディレクターが丁寧に解説)

サイト制作予算

公開希望日同様に具体的に記載してください。
・なるべく安く
・200万円〜500万円
など幅が広い記載は、制作会社からの提案がバラバラになる原因になってしまいます。

関連記事:ホームページ制作の相場について そもそも相場について知識がないから、予算が決められないという方はこちらをご覧下さい。
https://web-kanji.com/posts/market-price

プロジェクトの概要 まとめ

プロジェクトの概要は
・ホームページ制作の目的・納期・予算
・現状の課題
というプロジェクトに絶対必要な情報を記載する場所です。
ここの項目は飛ばさずに必ず詳細に記載するようにしましょう。

2:会社概要・事業概要

会社概要や事業概要は、RFPの構成上
「課題を理解してもらうための補足情報」
という位置付けです。

・その会社がどんな事業をやっているのか?
・どういうビジネスモデルなのか?
・何が強みなのか?

を理解してもらい、より良い提案に繋げてもらうための補足事項です。

会社概要・事業概要のサンプル

RFP(提案依頼書)_会社概要

事業内容

事業内容を記載してください。
クライアントの例や、得意分野など事業がより明確にイメージできる情報があるとGoodです。

ターゲット

事業のメインターゲットを記載してください。
複数ある場合は、全て記載しましょう。

ビジネスモデル・CPA

ビジネスモデルとCPAを記載します。
ビジネスモデルには顧客単価など数値ベースで説明できる指標があるとGoodです。
※CPAについてはわからない場合は無理に記載する必要はありません。

自社の強み(重要)

自社特有の強みを記載します。ホームページを実際に制作する時にも非常に重要な情報になります。思いつく限り列挙しましょう。

現状整理

事業やホームページの現状を記載します。ここではホームページの現状を記載しておきました。
事業やホームページについて伝えておきたい部分があれば、メモ程度に書いておくというイメージで大丈夫です。

競合企業・参考サイト(重要)

意外と重要です。制作会社は競合分析をして見積もりや提案をしていたりします。

・競合として意識している企業。(ここでは、Webに特化した人材紹介を行うライバル企業)
・業界的に有名な企業(ここでは人材業界で有名な企業)

など具体名で挙げておきましょう。

会社概要・事業概要 まとめ

会社概要・事業概要は、ホームページ制作にあたり課題を理解してもらうための補足事項です。

優良な制作会社ほど、クライアントの事業を理解しようとしてくれます。
自分たちにとっては当たり前の情報でも、制作会社にとっては貴重な情報であることは多いです。そのため、些細なことでもできるだけ具体的に記載するのがGoodです。

注意 もし会社案内や事業紹介などの資料が別途ある時は、RFPとセットで渡しましょう!
制作会社にとっては非常に嬉しい情報です。

3:サイトの機能要件・要望

課題がある程度かけたら、今度は要望を記載していきましょう。
この項目では、ホームページに欲しいやページや機能を書いていきます。

重要なのは
システム的な専門用語や機能の実装方法など、難しいことは記載不要
ということです。

・求職者がホームページ上で面談予約できるようにしたい
・お知らせを定期的に更新したい
・求職者が読む用の「転職コラム」を更新したい

程度のレベルで大丈夫です。細かな機能の設計は制作会社にお任せし、「やりたいこと」ベースで要望を列挙していくのが重要です。

サイトの機能要件・要望のサンプル

RFP(提案依頼書)_サイトの機能要件

概算ページ数・主要ページ

ホームページにどのようなページが欲しいのかを記載します。
「あとから、ここに書いてないページが追加になったら対応してもらえるのだろうか・・・?」
と不安にならなくて大丈夫です。
ここでは、ざっくり必要なページの記載をしてください。

運用を行いたいページ

ホームページ公開後、情報更新を行いたいページを記載します。

「年末年始の休暇のお知らせ」といったお知らせページや
「転職したいなら事前にやっておくべき10個の準備」など求職者に向けたコラム記事などがこれに当たります。

ホームページに必要な機能

・記事の投稿機能
・面談予約機能
・お問い合わせ機能
など欲しい機能を列挙してください。必要な機能のみ記載すればOKです。

デザイン

希望するデザインを記載します。
ポイントは

  • ロゴは引き続き使用するのか・リニューアルするのか
  • デザインの方向性
  • デザイン参考サイト

あたりを記載すると良いでしょう。
この例のように、参考デザインが多い場合は別途エクセルなどにまとめてしまっても大丈夫です。

テキスト・画像素材

  • テキストや画像素材はどちらが用意するのか

は必ず記載しておきましょう。あとで問題・トラブルになることがあります。

サイトの機能要件・要望 まとめ

少し専門的な内容だったかもしれませんが、重要なのは以下のポイント。

  • ホームページでやりたいこと(要望)をしっかり伝える

多少幼稚な表現や内容でも全く問題ありません。
やりたいことの箇条書きでも大丈夫です。できるだけ全て書ききってしまうようにしましょう。

4:提案して欲しい内容

提案時に、欲しい情報をあらかじめ指定しておきます。
あまりプロジェクトによって大きく変動する部分ではないので、下記の例を参考にしてもらえれば幸いです。

RFP(提案依頼書)_提案して欲しい内容

スケジュール

単純な納期だけでなく、
・各工程のスケジュール
・各工程における発注者が対応しなければならないこと
を同時に提出してもらいましょう。

お見積もり金額

いわずもがなですね。

KGI / KPI

冒頭のプロジェクト概要で記載したKGI / KPIですが、制作会社に提案してもらうのも「アリ」。
自分で設定できない場合は提案してもらいましょう。

ターゲット・キーワード

ホームページで集客を行う場合
・誰向けに
・どんなキーワードで
SEO対策を行なっていくか、が非常に重要になります。
制作会社の腕の見せ所であるため、集客が目的のホームページの場合は提案してもらいましょう。

サイトマップ案

必要になるページを整理したホームページ全体の設計図です。
必ず必要になるので提案してもらいましょう。

開発環境・要件定義

システム部がある会社は開発要件をチェックしておいた方が良いと思います。
※システム部がない場合・制作会社から提案されてもらわからない場合は割愛して大丈夫です。

デザイン案

デザイン案は、案件の予算や制作会社によって提案時点で提出してくれるか変わります。
※難しそうな場合は割愛して大丈夫です。

コンテンツ案

ここでは求職者向けに「転職コラム」を書いていく想定でしたので、どのような記事を書いていけばいいか制作会社に提案依頼をしています。

体制図

誰が担当になるのか、どのような人が制作をしてくれるのか聞いておきましょう。

その他

ホームページ公開後の運用などが必要になる場合はあらかじめ提案してもらうようにしておいてください。制作が終わった後に話を始めるとトラブルになることがあります。

提案して欲しい内容 まとめ

今回の例では、一般的な内容を記載しておきました。
プロジェクトによって必要な項目や不要な項目があると思います。
適宜、追加・削除してください。

5:補足事項

この項目は、「この情報があると制作会社は見積もりしやすい!」という補足事項を集めた項目。
そのため、専門用語や知識が多いです。

もし分からない場合は飛ばしても大丈夫です。
自分が分かる部分だけ埋めていただく形で良いかと思います。

RFP(提案依頼書)_補足事項

制作範囲

制作範囲を明確にしておくことは、後々のトラブル防止にも役立ちます。
どこまでの制作会社にやって欲しいのかを記載するようにしましょう。

閲覧環境

どのOS / ブラウザで閲覧した時に動作を保証してもらうかを定めたものです。
一般的な内容を記載しておきましたので、こちらで問題ないかと思います。
※2018年7月時点のものです。順次バージョンアップされていく可能性ありますのでご注意ください。

参考までに・・・
日本国内のブラウザシェア

OSシェアランキング

ドメイン・サーバー

利用するドメインとサーバーが事前にわかると、制作会社が作業工数を見積もり安いです。
結果見積もりが安くなる可能性もありますので、わかる場合は記載するようにしておきましょう。

SSL

2018年7月からはSSL化されていないホームページには警告表示がされるようになります。
SSLはセキュリティ的にも必要なので、実装してもらうようにしましょう。

SSLに関する参考情報はこちら
https://mtame.jp/column/ssl_chrome68

CMS

CMS(コンテンツ・マネジメント・システム)を利用する場合は、指定しておきましょう。
制作会社から提案してもらうのも良いでしょう。

アクセス解析

Google AnalyticsとSearch Consoleが基本です。
この2つがあれば基本的には問題ありません。

納品物・納品方法の定義(重要)

意外とトラブルになりやすいポイントです。

  • サイトの公開まで制作会社に支援してもらうのか
  • ソースコード(ファイル)の納品だけでいいのか

明確にしておくことが重要です。

納品後の支払い方法

規定に沿って記載するようにしましょう。
特に小規模な制作会社は気にする会社が多いです。

補足事項 まとめ

繰り返しになりますが、この項目は専門知識が多少必要になります。
分からない部分は飛ばして大丈夫ですので、わかる部分だけ記載するようにしましょう。

6:法務要件

規定に沿って契約書を締結する必要がある場合は記載しておきましょう。
(契約書を結ぶのは厳しいので提案しません。となる制作会社はほぼいないので、特殊な契約がない場合は記載しなくても大丈夫です。)

RFP(提案)_法務要件

契約書は要注意 ホームページ制作に関する契約書には注意する点がたくさんあります。
ぜひ確認しておきましょう!
ホームページ制作の業務委託契約書チェックの6つのポイント

7:提案の進め方

最後に提案書の期限と提出先を記載して完成です。
制作会社の提案は、提案書の書面だけでなく、プレゼンを受けることをオススメします。

プロジェクトを成功させるために、提案書や提案内容は非常に重要です。
しかし、制作会社の担当者との相性も同じくらい重要になります。

そのため、会って色々会話をしてみて
「この人と一緒に仕事をしたい!」と思えるかどうか見極めるようにしましょう。

RFP(提案依頼書)_提案の進め方

RFP(提案依頼書)の書き方 まとめ

以上、RFPのサンプルを交えて解説しました。

ポイントは、以下の2点

  • 難しい用語は使わなくてOK。「課題」と「要望」をしっかり伝えることを意識する
  • 分からない項目は飛ばしてOK。完璧なRFPにこだわらなくて良い。

RFPはしっかり記載すればするほど、制作会社からの提案の質が上がることが期待できます。
しかし、そのために時間をかけすぎても本末転倒。

自分の言葉で、できるだけ丁寧に書いていけば熱意は制作会社にも伝わります。
熱意が伝われば制作会社の提案の質も自ずと上がります。
ぜひ、RFPを作って「失敗しないホームページ制作」を行ってみてください。

※自分でなかなか記載する時間が取れない。という方はWeb幹事にご相談ください。
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